株洲硬質合金集團有限公司難熔金屬分公司申訴處理程序

株洲硬質合金集團有限公司難熔金屬分公司

申訴處理程序

1. 目的

為了及時發現和處理各類風險與隱患，保障利益相關方與公司管理層的溝通順暢，提高利益相關方參與和互動的質量，從而建立和諧互利的利益相關方關系，維護各利益相關方和公司的合法權益， 優化企業發展的內外部環境，特制定本程序。

2. 范圍

本程序適用于基于公司產品、供應鏈、運營行為、業務關系而與公司存在直接或潛在聯系的所有利益相關方（“申訴人”），包括但不限于：

1. 1. 公司在職員工和處于應聘流程的人員；
   2. 公司客戶，包括供應商、合作商和采購商；
   3. 社會組織和媒體；
   4. 供應商的員工及客戶；
   5. 公司各運營所在地的居民。

3. 申訴事項

申訴人可就與公司的產品及其供應鏈、經營管理決策與活動、業務關系、內外部非業務關系相關， 且實際或可能違反適用于公司的法律法規或其他要求的情況，尤其是實際或可能違反以下各項文件中的要求的情況提出申訴：

1. 1. 《中國對外礦業投資社會責任指引》
   2. 公司盡責管理體系中各程序文件
   3. 《受沖突影響和高風險區域礦石全球負責任供應鏈政策 》

4. 申訴原則

申訴人向公司提出申訴，以及公司接受和處理申訴均遵循以下原則：

1. 1. 事實原則：申訴人應根據具體事實而非公司的戰略、政策或方針提出申訴，并充分、完整地提供基于事實的證據和材料，公司接受和處理申訴則應以查清事實為基本出發點并根據查清的事實做出處理；
   2. 關聯原則：申訴人可為自身或代表其他個人、群體或組織提出申訴，只要申訴事項與公司的產品及其供應鏈、經營管理決策與活動、業務關系、內外部非業務關系相關，公司不接受也不處理與公司不存在任何關聯的申訴；
   3. 程序原則：申訴人提出申訴和參與申訴應嚴格遵照本制度規定的程序和流程，公司接受和處理申訴也應嚴格按照本制度的要求進行；
   4. 保密原則：申訴人和公司均應在保密的原則下，對申訴進行嚴肅認真處理，在申訴處理過程中，申訴人和公司相關人員均應保守秘密，不在處理程序結束前就申訴進程和內容做公開披露；
   5. 及時原則：申訴人應在知道或理應知道相關事實后的合理時間內及時提出申訴，以便調查和處理，公司在接受到申訴以后，應及時處理并給予答復，但公司不予受理自申訴人知道或理應知道相關事實超過兩年的申訴。

5. 申訴層級

公司設立部門、跨部門和全公司三個申訴層級：

1. 1. 公司各部門均須接受和處理由申訴人提出或RMI審核管理小組轉交辦理的、事關本部門職責權限的申訴。
   2. 申訴事項涉及多個部門，且相關各部門都無法單獨或合作解決的，報RMI審核管理小組， 由其協調各個相關部門及其他部門，提出申訴解決方案。
   3. 申訴處理委員會：成立五人申訴處理委員會，由一名公司主要領導，以及生產技術部、營銷部、綜合管理部、研發部等部門的主要負責人組成，由RMI審核管理小組支持其工作，具體成員包括：

公司主要領導：吳建國（總經理，委員會主任）

生產技術部：肖雄偉（副部長）

營銷部：周林（部長）

綜合管理部：李啟華（綜合管理主辦）

研發部：張外平（副部長）

申訴處理委員會不直接接收申訴，但根據申訴程序在申訴到達申訴處理委員會時，由其代表公司對申訴進行最終一輪研究和討論，提出申訴解決方案。

6. 申訴渠道

公司設立部門和全公司兩個層面的多種接受申訴的渠道，具體而言：

1. 1. 各部門在其業務流程中設立接受申訴的渠道和方式，包括本部門員工的申訴渠道（如意見箱、懇談會等）、以及與本部門存在業務關系的客戶和其他利益相關方的申訴渠道（如客戶滿意度調查等）；
   2. RMI審核管理小組代表公司設立、宣傳并維護公司層面接受申訴的渠道，包括公司網站、總經理郵箱和社交媒體等，并應使利益相關方廣為知曉。

7. 申訴程序

無論接受申訴的渠道，所有申訴應嚴格遵循以下處理程序：

1. 1. 申訴人申訴時須填寫公司統一指定并提供的《供應鏈盡責申訴申訴書》（附件 1），說明相關事實和申訴的訴求；接受申訴的部門應做好《供應鏈盡責申訴記錄》，記錄后應要求申訴人簽字確認：
   2. 各職能部門經由本部門的申訴渠道和方式而接受的申訴由各部門首先進行處理，實行“首問負責制”，并可為此目的設立申訴主管職責，但在相關申訴明確事關另一部門時，則須協助申訴人將該申訴轉交于另一部門；RMI審核管理小組經由公司層面的申訴渠道接到申訴后，應首先確定與該申訴相關的具體業務部門，并將其在第一時間（接到申訴后的 3 個工作日內）轉交給相關業務部門，并告知申訴人；
   3. 相關業務員部門在接到申訴人提出或公司RMI審核管理小組轉交的涉及本部門的申訴后，應首先研判該項申訴是否符合本制度第二到第四條的受理條件，如否，則應在接到申訴之日起 3 個工作日內告知申訴人且申訴終止，并應在《供應鏈盡責申訴申訴書》上做好記錄；
   4. 如果申訴符合受理條件，各部門應在接到申訴之日起 7 個工作日內在部門職責權限范圍內對申訴事項進行調查和回應，提出處理意見，如果申訴人接受該答復即可終結申訴；如果申訴人不接受部門所做答復和處理意見，則相關部門應協助其在 5 個工作日內向RMI審核管理小組提出申訴；
   5. RMI審核管理小組在接到上述申訴后，應會同相關部門的主管共同研究申訴，進行補充調查和取證，必要時獲取管理相關部門的公司高層管理者的意見和支持，并應在接到申訴之日起 10 個工作日內向申訴人做出答復和處理意見，如果申訴人接受該答復即可終結該申訴；如果申訴人不接受RMI審核管理小組所做答復和處理意見，則RMI審核管理小組應協助其在 5 個工作日內向公司申訴處理委員會提出申訴；
   6. 在申訴提交到申訴處理委員會后，申訴處理委員會應在 5 個工作日內組織召開會議，討論該項申訴并在必要時補充調查，并應確保在申訴提交于申訴處理委員會之日起 15 個工作日內向申訴人做出答復，提出公司層面的最終解決方案，如果申訴人接受該項方案，則申訴正式終結；如果申訴人仍不能接受申訴處理委員會的解決方案，則可以尋求企業以外的解決途徑，包括司法途徑；
   7. 如果一個申訴明確涉及多個部門的，須由首先接到申訴的部門通知RMI審核管理小組，由其按照本條第(5)、(6)款的規定進行處理；
   8. 如果同一申訴人或不同申訴人就經由本條各款處理過的相同申訴再次提出申訴的，由接到申訴的部門或RMI審核管理小組告知其前述申訴結果，并不予接受申訴；但申訴人如對申訴結果的執行不滿意，可就此再次提出申訴。

8. 申訴結果

申訴人接受答復、處理意見或解決方案后，應配合相關部門填寫《供應鏈盡責申訴書》“申訴人確認”部分，承諾接受《申訴書》所列申訴結果，并不再就同一問題提出申訴或訴諸其他爭端解決機制， 包括司法解決機制，并簽名確認。

申訴處理結果應記錄為一式叁份的《供應鏈盡責申訴書》（附件 1），一份交申訴人保存，一份交存所涉相關業務部門（涉及多個部門的，可制作相應副本），一份由公司RMI審核管理小組匯總并存檔。

9. 申訴跟進

申訴處理結果應從兩個層面加以跟進：

1. 1. 申訴結果得出并被申訴人接受后，由公司RMI審核管理小組會同相關業務部門負責對申訴結果的執行情況進行跟蹤和監督。
   2. 公司RMI審核管理小組應就申訴結果所顯示的公司在管理制度上的改進機會向公司最高管理層提出建議。

10. 申訴者保護

公司承諾不會因申訴行為對申訴者采取任何形式的報復，對于未能遵守保密原則導致申訴者利益受損害的雇員，公司將酌情予以處罰，嚴重者可解除勞動合同，送交司法機關處理。

11. 制度實施
    1. 本制度自2021年7月31日起實施；
    2. 本制度由公司RMI審核管理小組最終解釋并負責修改。

申訴第一聯系人： 聯系人：楊建國

電話：+86-0731-28260962

申訴郵箱：448369712@qq.com

附錄 1：

株洲硬質合金集團有限公司難熔金屬分公司

盡職調查管理體系供應鏈盡責申訴書